આપને બનવું છે એક્સેલમાં માસ્ટર?

સ્પ્રેડશીટ્સનો તમે કેટલોક ઉપયોગ કરો છો? સ્પ્રેડશીટ શબ્દ જ તમને અજાણ્યો લાગ્યો હોય તો સ્વાભાવિક છે કે આ લેખ તમારા માટે ખાસ કામનો નહીં નીવડે, પણ જાતભાતની ગણતરીઓ કરવામાં તમને રસ હોય અને એ માટે કેલ્કયુલેટરનો પનો તમને ટૂંકો પડતો હોય તો સ્પ્રેડશીડ તમને બહુ ઉપયોગી નીવડી શકે છે.

સ્પ્રેડશીટના જાણકાર લોકો પણ સામાન્ય રીતે સ્પ્રેડશીટ એટલે માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ એમ સમજતા હોય છે, પણ એ અડધું સત્ય છે. મૂળ તો આંકડાને, આંકડાકીય માહિતીને ટેબ્યુલર સ્વરૂપમાં એટલે કે ઊભી કોલમ અને આડી રોમાં ગોઠવીને તેના પર જુદી જુદી ફોર્મ્યુલાઓ કામે લગાડીને આપણે જુદી જુદી જાતની ગણતરી કરી શકીએ કે તારણો કાઢી શકીએ એવી કોઈ પણ કમ્પ્યુટર એપિ્લકેશનને સ્પ્રેડશીટ કહેવાય. માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ પ્રોગ્રામ આવી સ્પ્રેડશીટનો ઉપયોગ કરે છે તેમ ગૂગલ ડોકસમાં પણ સ્પ્રેડશીટ્સ છે અને ઓપન ઓફિસમાં પણ જે એક્સેલ જેવો જ પ્રોગ્રામ છે તેમાં પણ અંતે તો સ્પ્રેડશીટનો જ ઉપયોગ થયો છે.

વિવિધ પ્રકારની ગણતરીઓ માટે સ્પ્રેડશીટનો ઉપયોગ પહેલાં, અગાઉની નામા પદ્ધતિની જેમ લાંબા પહોળા કાગળ પર આંકડાઓ ચીતરીને જ કરવામાં આવતો હતો. છેક ૧૯૬૨માં આ વિચારને આઇબીએમના મશીનમાં અમલમાં મૂકવામાં આવ્યો અને ત્યારથી આ કન્સેપ્ટ ધીમે ધીમે વધુ ને વધુ વિકસતો ગયો. ૧૯૭૯માં એપલનાં કમ્પ્યુટરમાં એક બિઝનેસ ટૂલ તરીકે તેનો ઉપયોગ શરૂ થયો ત્યાં સુધી આંકડા જેમના માટે શોખનો વિષય હતો એમના માટે સ્પ્રેડશીડ એક કરામતી રમત જેવી જ વાત હતી. એપલ પર પહોંચ્યા પછી સૌને બિઝનેસમાં તેની ઉપયોગિતા સમજાઈ. ત્યારે વિઝિકેલ્ક તરીકે ઓળખાતો એ પ્રોગ્રામ પસeનલ કમ્પ્યુટર્સ માટેનો પહેલો સ્પ્રેડશીટ પ્રોગ્રામ ગણાય છે.

પછી તો ૧૯૯૦ના ગાળામાં માઇક્રોસોફ્ટ કંપનીએ તેના ઓફિસ પ્રોગ્રામમાં સ્પ્રેડશીટ એપ્લિકેશન તરીકે એક્સેલનો સમાવેશ કર્યો પછી ઇલેકટ્રોનિક સ્પ્રેડશીટ માર્કેટમાં એક્સેલની જબરજસ્ત પહોંચ વિસ્તરી. જોકે ૨૦૦૫માં એજેકસ જેવી ટેક્નોલોજી વિકસ્યા પછી ઓનલાઇન સ્પ્રેડશીટ ઓફર કરતા (ગૂગલ ડોકસ જેવા) ઘણા પ્રોગ્રામ હવે માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલ સાથે હરીફાઇ કરવા લાગ્યા છે.

સ્પ્રેડશીટની આટલી ઓળખાણ પછી હવે મૂળ વાત કરીએ. જો તમે સ્પ્રેડશીટનો ઉપયોગ કરતા હશો તો તમને ટેમ્પ્લેટનો પણ પરિચય હશે જ. સ્પ્રેડશીટને આપણે બે રીતે ઉપયોગમાં લઈ શકીએ. આપણી જરૂરિયાત અનુસાર તેમાં આંકડાઓ અને વિગતોનાં ટેબલ બનાવીએ અને પછી આપણી જરૂરિયાત ને આવડત અનુસાર ફોર્મ્યુલાઓ બનાવીને તેમાંથી મહત્તમ સાર કાઢવાની કોશિશ કરીએ.

આ બધું આપણી આવડત અનુસાર કરવા જઈએ તો સ્વાભાવિક રીતે આપણે ક્યાંક તો અટકીએ જ. બીજી રીત, બીજાએ બનાવેલાં ટેમ્પ્લેટનો ઉપયોગ કરવાની છે. ઘણી બાબતોમાં જરૂરિયાતો (જેમ કે પરિવારનો મહિનાનો આવકજાવકનો હિસાબ) મોટા ભાગે સરખી જ હોય છે, પણ એક્સેલની આવડત જુદી જુદી હોય, તો એક્સેલના કોઇ જાણકારે બનાવેલાં ટેમ્પલેટને ડાઉનલોડ કરી, તેમાં આપણી જરૂરિયાત અનુસાર નજીવા ફેરફારો કરીને આપણે ફટાફટ આપણું કામ આગળ વધારી શકીએ છીએ.
ઇન્ટરનેટ પર આવાં ટેમ્પ્લેટ્સ ઓફર કરતી અનેક સાઇટ્સ છે, જેમાંની એક છે
www.vertex42.com.. જોન ટ્વિટર નામના એક સ્પ્રેડશીટના જાણકારે મિકેનિકલ એન્જિનીયિંરગમાં પીએચ.ડી. કરતાં કરતાં ૨૦૦૩માં સ્પ્રેડશીટ્સ, ફાઇનાન્શિયલ કેલ્કયુલેટર્સ અને ટાઇમ મેનેજમેન્ટનાં ટૂલ્સ ટેમ્પ્લેટ સ્વરૂપે આપતી એક સાઇટ વિકસાવી, જે અત્યારે નેટ પર આ બધા પ્રકારનાં ટેમ્પ્લેટ્સનો એક મહત્વનો સ્ત્રોત બની ગઈ છે.

આ સાઇટ પર જુદાં જુદાં કેલેન્ડર્સ, શેડ્યુલ્સ/પ્લાનર્સ, બિઝનેસ, ફેમિલિ, ટાઇમશીટ, એચઆર, ઇન્વેન્ટરી, એટેન્ડન્સ, લેટર્સ, રિઝ્યુમ, બજેટ, લોન કેલ્યુલેટર્સ, સેવિંગ, રિટાયરમેન્ટ પ્લાનિંગ વગેરેનાં અનેક ટેમ્પ્લેટ્સ ઉપલબ્ધ છે. એક્સેલ ઉપરાંત વર્ડ પ્રોગ્રામનાં ટેમ્પ્લેટ પણ તમને અહીંથી મળશે. એક્સેલ સિવાય તમે ગૂગલ ડોકસ કે ઓપન ઓફિસનો ઉપયોગ કરતા હો તો તેનાં ટેમ્પ્લેટ્સ પણ મળશે. મોટા ભાગનાં ટેમ્પ્લેટ ફ્રી છે, બિઝનેસમાં ઉપયોગી એવાં કેટલાંક અત્યંત કોમ્પ્લેકસ ટેમ્પ્લેટ ખરીદવાં પડે છે.

એક્સેલની વિગતવાર સમજ કેળવવી હોય તો આ સાઇટના આર્ટિકલ્સ વિભાગમાં જજો અને બજેટ, આંકડા, પ્રોડિકટવિટી વગેરેમાં રસ હોય તો સાઇટના બ્લોગમાં પણ અચૂક નજર દોડાવવા જેવી છે.